DSC Wanne-Eickel Wasser- und Gesundheitssport e.V., Datenschutzerklärung für das Mitglieder-, Kursteilnehmer- und Kooperationspartnerregister

Erstellungsdatum: 18.11.2023

1. Der Verantwortliche

Deutscher Sport Club Wanne-Eickel Wasser- und Gesundheitssport e.V.
info (at) dsc-wanne-eickel.de

vertreten durch den Vorstand.

2. Ggf. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Ralf Baumhoer
datenschutz (at) dsc-wanne-eickel.de

3. Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Mit Bezug auf die Mitglieder und externen Kursteilnehmer des Vereins DSC Wanne-Eickel Wasser- und Gesundheitssport e.V (ab hier Verein genannt). verarbeitet der Verein die personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:

• Entlohnung, Wettkampftätigkeit, Verwaltung der Mitgliedsbeiträge, Abrechnung von Kursbeiträgen und disziplinarische Maßnahmen, Organisation von Vereinstätigkeit, vertragsrelevante Mitgliederinformation oder Kommunikation:
  • Die Verarbeitung der Daten ist erforderlich zur Durchführung des Mitglieds- & Kursvertrages, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Entwicklung der Vereinstätigkeit, Statistik, Pflege der Mitgliedschaft, Durchführung von Aktionen sowie Diskussions- und Schulungsveranstaltungen und Berichterstattung:
  • Die Verarbeitung ist zu den vorgenannten Zwecken erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In diesen Zwecken liegen auch die berechtigten Interessen des Vereins an der Verarbeitung.
• Pflege der Mitgliedschaft mittels werblicher Information bzw. Kommunikation:
  • Der Verein lässt den Mitgliedern werbliche Information bzw. Kommunikation zu Vereinsevents, Kursangeboten, Vereinsbekleidung per E-Mail oder App zukommen. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung wird bei der Anmeldung beim Verein über das Registrierungsformular https://dsc-wanne-eickel.clubway.de/flow/profile/new erteilt. Das Mitglied kann die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem auf der Seite https://dsc-wanne-eickel.clubway.de/flow/member_subscriptions als angemeldeter Benutze die entsprechenden Benachrichtigungen abbestellt werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
• Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten:
  • Der Verein verarbeitet besondere Kategorien personenbezogener Daten, wenn die Verarbeitung für die Aktivitäten des Vereins an der die betroffene Person teilnimmt relevant sind. Dies kann z.B. dann der Fall sein, wenn sie Angaben zu ihrer gesundheitlichen Situation machen oder körperliche Einschränkungen mitteilen, die Verein bei der Gestaltung der Aktivitäten berücksichtigen muss z.B. Lebensmittelallergien oder Medikamentenunverträglichkeiten im Rahmen von Vereinsevents. Rechtsgrundlage ist die ausdrückliche Einwilligung, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Die Einwilligung erfolgt, indem das Mitglied oder seine Erziehungsberechtigten die Informationen explizit im Benutzerkonto in dafür vorgesehene Felder einträgt. Der Verein selbst hinterlegt diese Informationen nicht! Das Mitglied kann die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem die Informationen aus dem persönlichen Profil https://dsc-wanne-eickel.clubway.de/flow/profile entfernt werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Mit Bezug auf die ehrenamtlichen Mitarbeiter (inkl. Mannschaftskapitän, Betreuer, Trainer, Berichterstatter) des Vereins verarbeitet der Verein die personenbezogenen Daten über die unter dem vorangehenden Abschnitt aufgeführten Zwecke hinaus auch zu den folgenden Zwecken:

• Durchführung der vereinbarten Zusammenarbeit:
  • Die Verarbeitung ist zu dem vorgenannten Zweck erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In diesem Zweck liegt auch das berechtigte Interesse des Vereins an der Verarbeitung.

Mit Bezug auf die Kooperationspartner des Vereins verarbeitet der Verein die personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:

• Durchführung der Kooperation:
  • Die Verarbeitung der Daten ist erforderlich zur Durchführung des Kooperationsvertrages, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Pflege der der Kooperationstätigkeit mittels werblicher Information bzw. Kommunikation:
  • Der Verein lässt den Kooperationspartnern keine werbliche Information bzw. Kommunikation zukommen.

Mit Bezug auf Daten der Vertreter minderjähriger Vereinsmitglieder verarbeitet der Verein die personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:

• Die Verarbeitung ist erforderlich, um die notwendigen Genehmigungen und Einwilligungen der Eltern bzw. gesetzlichen Vertreter, z. B. im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft, Veröffentlichung von Informationen, Freizeit- und Vereinstätigkeiten und Nutzung von Diensten einzuholen und zu dokumentieren. Die Verarbeitung ist zu den vorgenannten Zwecken erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In diesen Zwecken liegen auch die berechtigten Interessen des Vereins an der Verarbeitung.

Mit Bezug auf Mitglieder, ehrenamtliche Mitarbeiter, Kooperationspartner des Vereins sowie ggf. der gesetzlichen Vertreter minderjähriger Vereinsmitglieder verarbeitet der Verein die personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:

• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten:
  • Die Verarbeitung zu den vorgenannten Zwecken ist erforderlich zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c.
• Sicherung, Geltendmachung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen:
  • Die Verarbeitung ist zu den vorgenannten Zwecken erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In diesen Zwecken liegen auch die berechtigten Interessen des Vereins an der Verarbeitung.

4. Bereitstellung der Daten

Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist jedoch in einem gewissen Umfang erforderlich, damit der Verein die oben genannten Leistungen und Services bereitstellen sowie die genannten Aufgaben erfüllen kann. Soweit die Angabe der Daten zur Bereitstellung der Leistung oder zur Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist, weist der Verein bei der Erhebung darauf hin. Bei erforderlichen Daten hat die Nichtbereitstellung dieser Daten zur Folge, dass der Verein die entsprechenden Leistungen nicht bereitstellen oder die Aufgaben nicht erfüllen kann. Soweit freiwillige Angaben betroffen sind, führt die Nichtbereitstellung dazu, dass der Verein die entsprechenden Leistungen und Services nicht oder nicht in dem üblichen Umfang erbringen kann.

5. Kategorien personenbezogener Daten und Kategorien der Betroffenen

Das Register beinhaltet folgende personenbezogene Daten über die als Vereinsmitglieder oder Kursteilnehmer registrierten natürlichen Personen, bei minderjährigen Mitgliedern enthält es zusätzlich noch die gekennzeichneten personenbezogenen Daten der Eltern, bzw. gesetzlichen Vertreter:

• Name und Wohnsitz des Mitglieds
• Identifikationsdaten (falls zutreffend): Geburtsdatum, persönliche Identifikationsnummer (Mitgliedsnummer)
• für ein minderjähriges Mitglied
  • erforderliche Einwilligungen des Erziehungsberechtigten mit Bezug auf Mitgliedschaft, Veröffentlichung der Daten, Freizeittätigkeit und Nutzung der Dienstleistungen
  • Name und Kontaktangaben (Postanschrift, E-Mail, Telefon)
• Angaben zur Mitgliedschaft wie Mitgliedsnummer, Art der Mitgliedschaft, Angaben zu Mitgliedsbeiträgen und anderen Rechnungen
• Einwilligung und Widerruf sowie Widerspruch, z.B. für werbliche Information und Kommunikation
• Kontaktangaben (Postanschrift, E-Mail, Telefon)
• Teilnahme an Mitglieds- und Freizeittätigkeit sowie Diskussions- und Schulungsveranstaltungen
• ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten
• ggf. weitere Daten, die von der betroffenen Person selbst erhoben wurden

Das Register beinhaltet folgende personenbezogene Daten der Leitungs- und Kontaktpersonen der Unternehmen und Institutionen:

• Name, Unternehmen, Postanschrift, E-Mail, Telefon

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, sowie Übermittlungen personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU oder dem EWR

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich in der EU bzw. dem EWR.

Der Verantwortliche nutzt die Dienstleistung Clubway-Service, einen elektronischen Mitgliederservice der Taikala Oy, Taikala Oy, Linnoitustie 4 A, 02600 ESPOO, Finnland. Der Verantwortliche verwaltet darüber das Mitglieder- und Kooperationspartnerregister, die Rechnungsstellung, Anmeldungen zu Veranstaltungen, Anwesenheits-Follow-up und Mitgliederkommunikation. Der Verantwortliche hat zu diesem Zweck mit der Taikala Oy einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

7. Fristen der Datenspeicherung

Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie sie für die Zwecke, für die der Verantwortliche sie nach den in Ziffer 3 genannten Zwecken verarbeitet hat, nicht mehr erforderlich sind.

• Personenbezogene Daten eines Vereinsmitglieds werden gespeichert bis zum Ende des Kalenderjahres welches auf Ihren Austritt erfolgt.
• Personenbezogene Daten der Eltern bzw. gesetzlichen Vertreter bei minderjährigen Mitglieder werden gespeichert bis zum Erreichen der Volljährigkeit des Mitgliedes.
• Personenbezogene Daten von Leitungs- und Kontaktpersonen in den Unternehmen und Institutionen werden so lange gespeichert wie sie für Rechnungsstellung, Sponsoring und Zusammenarbeit erforderlich sind. Im Übrigen werden personenbezogene Daten laufend aktualisiert.

Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn dies aus gesetzlichen Gründen, insbesondere aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung auch, wenn die Daten zur Sicherung, Geltendmachung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen länger benötigt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Rechte der Betroffenen

Nach Maßgabe von Art. 15 DS-GVO hat der Betroffene das Recht, Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten einschließlich eventueller Empfänger und der geplanten Speicherdauer zu erhalten. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht dem Betroffenen gemäß Art. 16 DS-GVO ein Recht auf Berichtigung zu. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so kann der Betroffene die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie verlangen seine personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder dass diese an einen anderen Verantwortliche übermittelt werden. (Art. 17, 18, 20 DSGVO).

Betroffene haben unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung der sie betreffenden Daten Widerspruch einzulegen.

Zur Wahrnehmung dieser Rechte können sich Betroffene an die oben genannten Kontaktadressen wenden.

Betroffene haben außerdem das Recht sich bei Beschwerden wegen der Verarbeitung personenbezogener Daten an eine Datenschutzaufsichtsbehörde ihrer Wahl zu wenden.